Сколько стоит автоматизация магазина в Беларуси: расходы на запуск и первый год работы

Когда предприниматель выбирает программу для магазина, первое внимание обычно привлекает цена подписки. Но подписка — только одна часть расходов. Для полноценного запуска могут также понадобиться первоначальная настройка, программная касса, оборудование, услуги кассового оператора, электронные накладные, перенос товаров и обучение сотрудников.

Поэтому сравнивать системы только по ежемесячному тарифу неправильно. Гораздо полезнее заранее посчитать полную стоимость автоматизации магазина за первый месяц и первый год.

В этой статье рассмотрим два сценария:

• в магазине уже работает касса и есть основное оборудование;
• новый магазин запускается с нуля и нуждается в кассе и оборудовании.

Базовая стоимость TradeSYNC

Стоимость TradeSYNC рассчитывается за один торговый объект. Количество сотрудников и рабочих мест внутри объекта не ограничено.

При помесячной оплате программная часть первого года составит:

60 × 12 + 100 = 820 BYN

При оплате сразу за год:

600 + 100 = 700 BYN

До оплаты можно использовать полный функционал в течение ознакомительного периода.

Из чего складывается автоматизация магазина

Полная стоимость зависит от того, что уже есть в магазине и какие процессы необходимо подключить.

Подписка на товароучетную систему

Подписка открывает доступ к системе товарного и складского учета. В TradeSYNC стоимость не зависит от количества кассиров, товаров или пользователей внутри одного торгового объекта.

В подписку входят инструменты для работы с:

• карточками товаров;
• приходами, расходами и перемещениями;
• остатками по торговым объектам;
• продажами через рабочее место кассира;
• инвентаризацией;
• переоценкой и списаниями;
• аналитикой продаж и доходности;
• ценниками, этикетками и документами;
• мобильным приложением.

Для магазина с несколькими объектами подписка рассчитывается отдельно по каждому объекту.

Первоначальная настройка

Первоначальная настройка TradeSYNC стоит 100 BYN за торговый объект и оплачивается один раз.

На этапе настройки обычно согласовываются:

• структура торгового объекта;
• пользователи и их права;
• склады и подразделения;
• кассовый сценарий;
• печатные формы;
• основные справочники;
• подключение используемых интеграций;
• порядок загрузки товаров и остатков.

Если требуется нестандартная интеграция или сложная подготовка исходных данных, стоимость таких работ согласуется отдельно до запуска.

Касса и услуги кассового оператора

TradeSYNC является товароучетной системой и может передавать данные о продаже в совместимую программную кассу. Услуги кассового оператора не входят в подписку TradeSYNC.

Перед подключением нужно выяснить:

• какой кассовый оператор уже используется;
• поддерживается ли интеграция;
• нужно ли регистрировать новую программную кассу;
• есть ли подходящее кассовое устройство;
• требуется ли отдельный банковский терминал;
• поддерживается ли продажа маркированных товаров.

TradeSYNC работает с несколькими кассовыми решениями, поэтому итоговую стоимость нужно считать по тарифу выбранного оператора.

Торговое оборудование

Состав оборудования зависит от формата магазина.

Минимальный вариант

• существующий компьютер или ноутбук;
• совместимая программная касса;
• обычный или встроенный принтер чеков;
• стабильное интернет-соединение.

Расширенный вариант

• POS-терминал;
• сканер штрихкодов и DataMatrix;
• принтер чеков;
• принтер ценников и этикеток;
• дисплей покупателя;
• торговые весы;
• банковский терминал;
• источник бесперебойного питания.

Не стоит покупать оборудование до проверки совместимости. Иногда магазин может использовать уже имеющийся компьютер, смартфон, сканер или принтер.

Электронные накладные

TradeSYNC поддерживает работу с электронными накладными через интеграции с EDI-провайдерами. Электронный документ можно загрузить в товарный учет и использовать для приемки товара.

Это помогает:

• сократить ручной ввод;
• быстрее создавать приход;
• уменьшить количество ошибок в товарах и ценах;
• связать документы поставщика со складским учетом.

Тариф EDI-провайдера оплачивается отдельно. Стоимость зависит от выбранной компании, количества документов и пакета услуг.

Если поставщики пока работают с бумажными документами или Excel, электронный документооборот можно подключить позже.

Перенос данных и обучение

Перенос данных

Стоимость переноса нельзя определить только по количеству товаров. Сначала нужно проверить:

• из какой программы выполняется перенос;
• можно ли получить выгрузку;
• в каком формате находятся данные;
• есть ли штрихкоды, артикулы и категории;
• нужно ли переносить только товары или также остатки и цены;
• есть ли дубли и ошибки в карточках;
• нужно ли переносить историю операций.

После проверки файла согласовываются способ переноса, объем работ и стоимость.

Обучение

При запуске важно обучить не только руководителя, но и сотрудников, которые будут работать в системе ежедневно.

Обычно обучение разделяют по ролям:

• руководитель — аналитика, права, контроль операций;
• товаровед — приемка, остатки, переоценка, инвентаризация;
• кассир — продажа, возврат, скидки, работа с чеком;
• закупщик — товары к пополнению и заказы поставщикам.

TradeSYNC помогает с первоначальной настройкой и проводит онлайн-обучение по согласованному сценарию магазина.

Сценарий 1: касса уже работает

Рассмотрим магазин, в котором уже есть:

• зарегистрированная совместимая касса;
• компьютер или ноутбук;
• сканер штрихкодов;
• банковский терминал;
• действующий договор с кассовым оператором.

Расходы за первый месяц

Отдельно могут оплачиваться:

• перенос данных из старой системы;
• EDI-провайдер;
• нестандартные интеграции;
• дополнительное обучение;
• текущий тариф действующего кассового оператора.

Расходы за первый год

Если касса и оборудование уже используются, автоматизация может начаться без крупных капитальных расходов.

Сценарий 2: магазин запускается с нуля

При запуске с нуля к стоимости TradeSYNC добавляются расходы на кассовое устройство, регистрацию программной кассы и обслуживание кассового оператора.

Для наглядного расчета используем пример:

• кассовое устройство — 480 BYN;
• регистрация программной кассы — 57 BYN;
• обслуживание кассового оператора — 21 BYN в месяц;
• при первом подключении оплачиваются 6 месяцев — 126 BYN.

Расходы на запуск и первый месяц

В расчет не включены:

• электронные накладные;
• перенос данных;
• эквайринг;
• интернет;
• отдельный сканер, если он требуется;
• весы, дисплей покупателя и другое дополнительное оборудование.

Расходы за первый год при годовой оплате TradeSYNC

Расходы за первый год при помесячной оплате TradeSYNC

720 + 100 + 480 + 57 + 252 = 1 609 BYN

Оплата TradeSYNC сразу за год уменьшает расходы в этом сценарии на 120 BYN.

Сравнение расходов за первый год

К обоим сценариям при необходимости добавляются EDI, перенос данных, нестандартные интеграции, эквайринг и дополнительное оборудование.

Какие расходы часто забывают учесть

1. Подготовка товарной базы

Если в старой программе много дублей, неверных штрихкодов и пустых карточек, файл нужно привести в порядок до загрузки.

2. Расходные материалы

Чековая лента, этикетки, бумага для ценников и обслуживание печатающих устройств создают регулярные расходы.

3. Интернет и резервный канал связи

Облачная система и программная касса требуют стабильного подключения. Для критически важного объекта полезен резервный мобильный интернет.

4. Эквайринг

Банк может взимать комиссию с безналичных платежей и плату за терминал или обслуживание.

5. Дополнительные торговые объекты

Стоимость TradeSYNC рассчитывается отдельно за каждый объект, поэтому для сети нужно учитывать количество подключаемых точек.

6. Маркировка

Магазину маркированных товаров может потребоваться подходящий 2D-сканер, поддержка DataMatrix и дополнительная настройка кассового сценария.

Как не переплатить при запуске

1. Сначала проведите демонстрацию на задачах своего магазина.
2. Составьте список уже имеющегося оборудования.
3. Проверьте совместимость кассы до покупки нового устройства.
4. Не подключайте дополнительные сервисы, если пока нет реальной потребности.
5. Очистите товарную базу до переноса.
6. Начните с одного объекта и части ассортимента.
7. Разделите обязательные и дополнительные функции.
8. Получите полный расчет, включая сторонние сервисы.
9. Сравнивайте расходы за год, а не только цену первого месяца.

Что получает магазин в TradeSYNC

TradeSYNC объединяет товарный учет, склад, кассу и аналитику в одном рабочем пространстве.

В системе доступны:

• товары, группы, артикулы и штрихкоды;
• приходы, расходы и перемещения;
• остатки по торговым объектам;
• рабочее место кассира;
• интеграции с программными кассами;
• электронные накладные;
• инвентаризация;
• переоценка и списания;
• ценники и этикетки;
• аналитика выручки и доходности;
• ABC-анализ;
• контроль кассиров;
• мобильное приложение.

Перед запуском специалисты проверяют сценарий магазина, оборудование и исходные данные, после чего можно определить точную стоимость подключения.

Чек-лист для расчета подключения

• Количество торговых объектов.
• Количество кассовых рабочих мест.
• Модель действующей кассы.
• Название кассового оператора.
• Компьютер, планшет или кассовое устройство.
• Сканер штрихкодов и DataMatrix.
• Принтер чеков, ценников и этикеток.
• Весы и дисплей покупателя.
• Необходимость электронных накладных.
• Источник товарной базы.
• Количество товаров и остатков.
• Необходимость переноса истории.
• Количество сотрудников для обучения.
• Наличие маркированных товаров.

Итог

Автоматизация магазина в Беларуси не ограничивается ежемесячной подпиской. Полная стоимость может включать первоначальную настройку, кассового оператора, оборудование, электронные накладные, перенос данных и обучение.

Если касса и оборудование уже работают, первый месяц TradeSYNC стоит от 160 BYN, а программная часть первого года — от 700 BYN при годовой оплате.

При запуске магазина с нуля расходы выше, потому что нужно приобрести или арендовать кассовое устройство, зарегистрировать программную кассу и оплатить обслуживание оператора. В рассмотренном примере первый год стоит около 1 489 BYN без EDI, переноса данных, эквайринга и дополнительного оборудования.

Точный расчет нужно делать после проверки оборудования, кассы, товарной базы и необходимых интеграций.